Sprawna organizacja podróży służbowej jako element budowania wizerunku firmy

Podróż służbowa to codzienność w większych firmach i korporacjach. Coraz więcej firm wychodzi z rynków lokalnych i podejmuje współpracę z podmiotami zagranicznymi. Rozszerzanie obszaru działań wiąże się z koniecznością sprawnej organizacji wyjazdów służbowych.

 

Organizacja wyjazdu – o tym pamiętaj!

Osoba odpowiedzialna za organizowanie podróży firmowych musi dopilnować wielu spraw, począwszy od zakupu biletów lotniczych w korzystnej cenie, poprzez rezerwację hoteli i realizację wszelkich formalności przedwyjazdowych.
Pierwszą kwestią jest dojazd na miejsce delegacji. Bez względu na to czy spotkanie odbywa się w kraju, czy za granicą, warto wybrać transport lotniczy. Podróż pociągiem jest męcząca, trwa wiele godzin i – co najważniejsze – istnieje ryzyko opóźnień. Przelot samolotem to sposób na zminimalizowanie czynników ryzyka i pewność, że pracownik dotrze na miejsce spotkania na czas. To bardzo istotny element budowania wizerunku firmy.

 

A może pomoc specjalistów?

Wiele firm, których pracownicy odbywają regularne podróże służbowe, korzysta z usług pośredników lotniczych. Głównym zadaniem pośredników jest kompleksowa organizacja wyjazdów obejmująca rezerwację najkorzystniejszych cenowo biletów, ubezpieczenie podróży oraz organizację pobytu. Istotną zaletą takiego rozwiązania jest możliwość korzystania z wielu atrakcyjnych zniżek – firmy organizujące podróże współpracują z wieloma partnerami (liniami lotniczymi oraz obiektami noclegowymi), dzięki czemu sumaryczny koszt usług jest niższy niż w przypadku samodzielnego dokonywania rezerwacji. Co więcej, doświadczeni pośrednicy nie pozostawią klienta bez transportu w przypadku odwołania lotu – to kolejna, niezwykle istotna, kwestia z punktu widzenia budowania wizerunku marki.

Organizacja podróży służbowych wymaga elastyczności i pełnego rozeznania na rynku usług lotniczych i hotelowych. Każda podróż służbowa ma dwa wymiary – zawody i wizerunkowy. W przypadku trudności dojazdowych trzeba znaleźć alternatywę, która umożliwi odbycie spotkania z klientem i zachowanie dobrego imienia firmy.